Zoom sur le déroulement d’un contrôle de l’Urssaf ainsi que sur les droits et obligations de l’entreprise tout au long de la procédure.
Chaque mois, les employeurs déclarent à l’administration les rémunérations qu’ils versent à leurs salariés et calculent le montant des cotisations sociales dont ils sont redevables. De même, il appartient aux travailleurs indépendants de faire connaître leurs revenus professionnels servant de base au calcul de leurs cotisations sociales personnelles. Aussi, l’Urssaf est amenée à réaliser des contrôles a posteriori pour s’assurer de la justesse de ces déclarations et du montant des cotisations sociales acquittées. Le point sur la procédure mise en œuvre.
Quel est l’objet du contrôle ?
Lors de ses contrôles, l’Urssaf s’assure de la bonne application de la législation de la Sécurité sociale et de l’exactitude du montant des cotisations et contributions sociales versées par le cotisant. Elle est donc habilitée à contrôler la conformité des déclarations et des paiements des cotisations de Sécurité sociale (maladie-maternité, retraite de base...) ainsi que, notamment, des contributions d’assurance chômage et de la cotisation AGS.
Quelle est l’étendue du contrôle ?
Les vérifications de l’Urssaf peuvent porter sur les 3 années civiles qui précèdent le contrôle et sur l’année en cours. Ainsi, un contrôle engagé en 2024 concerne les cotisations dues au titre des années 2021, 2022, 2023 et 2024. Étant précisé que pour les travailleurs indépendants (non agricoles), la période de contrôle n’est pas décomptée en années civiles mais à partir du 30 juin.
Et attention, car en cas de constatation d’une infraction constitutive de travail illégal, le contrôle mené par l’Urssaf peut s’étendre sur 5 ans.
Où se déroule le contrôle ?
Traditionnellement, l’Urssaf effectue ses contrôles sur place, c’est-à-dire dans les locaux de l’entreprise. Et, sauf si elle suspecte une situation de travail dissimulé, elle doit adresser au cotisant un avis de contrôle au moins 30 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.
Un avis qui, sous peine d’entraîner la nullité du contrôle, doit indiquer, entre autres, la date de cette visite, le droit pour le cotisant de se faire assister du conseil de son choix durant les vérifications ainsi que l’existence de la charte du cotisant contrôlé.
Toutefois, une procédure de contrôle sur pièces, qui se déroule, cette fois, dans les locaux de l’Urssaf, peut être mise en œuvre à l’égard des employeurs de moins de 11 salariés et des travailleurs indépendants. Dans ce cas, l’employeur reçoit un avis de contrôle l’informant, notamment, des documents et informations à fournir ainsi que de la date limite de leur transmission. Un délai minimal de 30 jours devant être respecté entre la réception de cet avis et la date limite de mise à disposition de ces documents et informations.
En cas d’absence de transmission des éléments demandés ou si l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, ce contrôle sur pièces peut être suivi d’une procédure de contrôle sur place.
Quelle est la durée du contrôle ?
Sauf exceptions (travail dissimulé, report d’une visite de l’agent de contrôle à la demande de l’entreprise, comptabilité insuffisante, documents inexploitables ou obstacle à contrôle...), le contrôle mené auprès des employeurs de moins de 20 salariés et des travailleurs indépendants ne peut s’étendre au-delà de 3 mois.
Un délai qui débute lors de la première visite sur place de l’agent de contrôle ou à la date de commencement des vérifications mentionnée sur l’avis de contrôle sur pièces et qui prend fin à la date d’envoi de la lettre d’observations. Sachant que la durée du contrôle peut être prorogée une fois à la demande expresse du cotisant ou de l’Urssaf.
Comment s’effectue le contrôle ?
L’agent de contrôle doit pouvoir accéder à tous les documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques qu’il juge utiles pour mener à bien le contrôle. Il peut donc consulter, par exemple, les bulletins de paie, les déclarations sociales nominatives, les contrats de travail, le registre du personnel, les bilans comptables ou encore les avis d’imposition. Il peut même demander au cotisant de présenter ces pièces selon un classement nécessaire au contrôle. L’agent de contrôle est également autorisé à interroger les salariés de l’entreprise afin de connaître leurs noms et adresse, la nature des activités exercées ainsi que le montant de leur rémunération, y compris leurs avantages en nature. Cette audition devant avoir lieu dans l’entreprise ou sur le lieu de travail du salarié.
Quelle est l’issue du contrôle ?
Au terme de ses vérifications, l’agent de contrôle doit, sauf en cas de suspicion de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle, proposer un entretien au cotisant afin de lui présenter les résultats du contrôle. Des résultats qui doivent ensuite lui être notifiés dans un document, daté et signé par l’agent de contrôle, intitulé « lettre d’observations ». Ce document doit indiquer notamment l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin du contrôle, ainsi que la possibilité, pour le cotisant, de se faire assister du conseil de son choix pour rédiger une réponse.
La lettre adressée par l’Urssaf peut alors faire état :
- d’une absence totale d’observations en cas de bonne application de la législation ;
- d’observations sans régularisation auxquelles le cotisant doit se conformer pour l’avenir ;
- d’un trop-versé du cotisant, que l’Urssaf doit lui rembourser dans un délai d’un mois ;
- d’un redressement de cotisations, c’est-à-dire de sommes à payer. Dans cette hypothèse, l’Urssaf doit préciser, pour chaque chef de redressement, les modalités d’application de la législation invoquée, les assiettes, les modes de calcul et les montants des redressements envisagés.
À réception de la lettre d’observations, le cotisant dispose d’un délai de 30 jours (prorogeable une fois de 30 jours) pour formuler ses remarques, apporter des précisions ou des éléments nouveaux ou encore proposer des ajouts à la liste des documents consultés. Un droit qu’il a tout intérêt à exercer car l’Urssaf peut alors être amenée à infléchir sa position et, ainsi, à reconsidérer ses observations pour l’avenir ou à revoir à la baisse le montant du redressement de cotisations.
Enfin, quelle que soit sa décision, l’Urssaf doit adresser au cotisant une réponse motivée mentionnant, le cas échéant, les observations pour l’avenir qu’elle maintient ou les redressements qui demeurent envisagés.
Des redressements qui lui seront ensuite confirmés par l’envoi d’une mise en demeure de payer.