L’obligation de recourir à la facturation électronique soulève des interrogations, notamment quant à sa mise en place et aux entreprises concernées. Explications.
Bientôt obligatoire, la facturation électronique n’est pas encore très bien appréhendée par les entreprises. En effet, nombre d’entre elles s’interrogent notamment sur ce qu’est une facture électronique, sur les opérations concernées, sur le calendrier d’application de la réforme (un peu mouvant, il est vrai), sur ses conditions de mise en œuvre ou encore sur les opportunités qu’elle ferait naître. Autant de questions auxquelles nous proposons de répondre ici.
Une facture électronique ?
Une facture électronique est un document dématérialisé dont le format structuré permet d’automatiser le traitement et l’intégration complète des données qu’elle contient dans la chaîne comptable. Des données qui pourront, par ailleurs, être analysées et suivies par l’administration fiscale.
Qui est concerné ?
La facture électronique concerne toutes les entreprises, personnes physiques ou morales, assujetties à la TVA et établies en France, pour les opérations qu’elles réalisent entre elles. Autrement dit, elle vise la quasi-totalité des opérations dites « B to B » (business to business). Mais attention, les entreprises qui effectuent des transactions avec des particuliers (opérations dites « B to C », ou business to consumer) ou avec des opérateurs étrangers ne sont pas pour autant affranchies de toute obligation ! Les données de transactions exclues de la facture électronique doivent également être transmises à l’administration fiscale, tout comme les données de paiement relatives aux prestations de services. Complémentaire à la facture électronique, l’« e-reporting » permet ainsi de reconstituer l’activité économique d’ensemble des entreprises. Si, comme beaucoup d’entreprises, vous réalisez des opérations à la fois avec des particuliers et des professionnels, vous devez donc établir vos factures au format électronique pour vos transactions B to B et transmettre toutes vos factures (B to B et B to C) à l’administration via la plateforme de dématérialisation choisie. Cependant, des exceptions existent. Ainsi, les entreprises qui exercent, à titre exclusif, certaines activités exonérées de TVA (domaine de la santé, prestations d’enseignement…) ne sont pas concernées par l’obligation de facturation électronique, ni par le e-reporting. Attention toutefois, si vous êtes exonéré mais que vous optez pour la TVA, vous vous placez dans le champ de la facture électronique et du e-reporting.
Quel calendrier ?
Un calendrier initial...
La réforme devait se déployer progressivement. Le calendrier prévu jusqu’au récent revirement de Bercy comportait trois étapes, variant selon la taille des entreprises.
La taille de l’entreprise dépendant des critères suivants : - PME : effectif < 250 salariés et CA < 50 M€ ou total de bilan < 43 M€ ; - ETI (hors PME) : effectif < 5 000 salariés et CA < 15 Md€ ou total de bilan < 2 Md€ ; - grande entreprise : au-delà des seuils applicables aux ETI.
... modifié
Le 28 juillet dernier, le ministère de l’Économie et des Finances a décidé « de reporter l’entrée en vigueur du dispositif afin donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie ». Sauf nouveau changement, la date du report sera définie lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024. Bien entendu, vous pouvez, si vous le souhaitez, anticiper votre entrée dans la réforme.
Comment faire ?
Pour favoriser la bascule des entreprises vers la facturation électronique, l’État leur permet de choisir leur plate-forme de dématérialisation. Plusieurs stratégies peuvent être suivies. La première consiste à se connecter directement au portail public de facturation (PPF), qui prendra la suite de Chorus Pro, afin d’y saisir, déposer, transmettre et recevoir ses factures. Cet outil public sera gratuit et, comme Chorus Pro, ne devrait offrir aucune fonctionnalité additionnelle. La deuxième possibilité est de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Immatriculés auprès de l’administration fiscale, ces opérateurs vont transmettre les factures à leur destinataire tout en exportant les données de facturation vers la plate-forme publique. Les services qu’ils offrent sont payants. Mais ils proposeront des fonctionnalités additionnelles. Enfin, vous pouvez opter pour un simple opérateur de dématérialisation (OD). Contrairement aux PDP, les OD ne sont pas agréés par l’administration fiscale. Ils ne servent donc que d’interface entre votre entreprise et le portail public de facturation ou une PDP. À n’en pas douter, la plupart des logiciels ou des solutions en ligne de gestion (ERP, gestion commerciale, précomptabilité…) offriront la fonction d’OD. N’hésitez pas à vous rapprocher du Cabinet pour y voir plus clair sur le choix de la plate-forme à privilégier dans l’intérêt de votre entreprise.
Quel est l’intérêt ?
Pour l’État...
Passer à la facture électronique est, avant tout, une obligation légale. L’État, grâce à la dématérialisation des échanges et à leur suivi via le portail public de facturation, entend d’abord améliorer la détection de la fraude à la TVA. Au-delà, les pouvoirs publics souhaitent profiter de cet observatoire, en temps réel, des activités des entreprises pour adopter un pilotage plus fin de leur politique économique. ... Et pour les entreprises Côté entreprises, on peut aussi lister un certain nombre de points positifs. Le premier, le plus immédiat, n’est autre que la baisse du coût de traitement moyen d’une facture. Estimé à plus de 10 € en version papier (traitement du courrier, saisie des données, validation, paiement ou encaissement, gestion des relances, archivage…), le coût de traitement devrait être divisé par 2 pour une facture électronique, et ce en raison de l’élimination du papier et des frais d’envoi, mais aussi de l’automatisation du traitement (gestion automatique de la facture, des suivis de paiement, des relances et de l’archivage). La limitation des risques d’erreur (en éditant sa facture), et donc de redressement, est aussi notable ainsi que la baisse de la charge administrative induite par l’automatisation du processus de traitement. Enfin, cette dématérialisation des factures est une formidable occasion de se constituer une base de données qui reflétera, en continu, les activités de l’entreprise, le fonctionnement de ses clients et de ses fournisseurs, l’état de sa trésorerie… Autant de données qui vous permettront d’établir des tableaux de bord précis et mis à jour en temps réel. Des outils grâce auxquels vous pourrez piloter votre entreprise avec davantage d’agilité !
LES CAS PARTICULIERS
Le dispositif de passage à la facturation électronique prend en compte de nombreux cas particuliers. Ainsi, seules les associations « exclusivement à but non lucratif » ont été écartées du dispositif. En revanche, certaines transactions avec les DROM-COM ou avec un pays situé dans l’Union européenne ou hors UE peuvent être visées par la facturation électronique. Dès lors, si vous êtes concerné par certaines spécificités, n’hésitez pas à vous rapprocher du Cabinet.
DES SANCTIONS POUR NON-RESPECT DES OBLIGATIONS
Si les factures ne sont pas émises au format électronique, l’entreprise encourra une amende de 15 € par facture. En cas de non-respect du e-reporting, une amende de 250 € par transmission de données s’appliquera. Dans les deux cas, le montant total de la sanction sera plafonné à 15 000 € par année civile. La première infraction n’étant pas sanctionnée si elle est réparée spontanément ou dans les 30 jours qui suivent la demande du fisc.