Le point sur les règles à connaître pour gérer, en toute sérénité, les départs en congés payés de vos salariés au cours de l’été prochain.
À l’approche de la saison estivale, vous devez planifier le départ en congés de vos salariés. Pour ce faire, vous devez bien maîtriser le calendrier et les règles, parfois techniques, que vous impose le Code du travail. Zoom sur les différentes étapes à respecter.
Le calcul des congés payés
L’ouverture des droits à congés
Les droits à congés payés de vos salariés sont acquis pendant une période, dite « de référence », fixée, par le Code du travail, du 1er juin au 31 mai. C’est donc au 31 mai 2022 (pour la période de référence allant du 1er juin 2021 au 31 mai 2022) que vous serez en mesure de calculer définitivement le nombre de jours de congés payés acquis par vos salariés.
Le nombre de jours de congés
Pendant cette période de référence, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Et ce, quelles que soient sa durée de travail (temps partiel ou temps complet), la nature de son contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée) et son ancienneté dans l’entreprise. Dès lors, un salarié qui a travaillé dans votre entreprise du 1er juin 2021 au 31 mai 2022 cumule l’équivalent de 5 semaines de congés payés, soit 30 jours ouvrables (c’est-à-dire tous les jours de la semaine hormis le jour de repos hebdomadaire et les jours fériés non travaillés dans l’entre-prise). Mais vous avez aussi la possibilité de décompter les congés payés en jours ouvrés, lesquels correspondent aux seuls jours travaillés dans l’entreprise (généralement, du lundi au vendredi). Dans ce cas, vos salariés cumulent, chaque année, 25 jours ouvrés de congés payés. Pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif équivaut à 4 semaines. Aussi, les absences de courte durée d’un salarié n’ont pas d’effet sur l’acquisition des congés.
Les absences du salarié
Le Code du travail et les tribunaux considèrent que certaines absences du salarié sont assimilées à du temps de travail effectif. Aussi doivent-elles être prises en compte dans le calcul des congés payés du salarié. Il en est ainsi, notamment, des congés d’adoption, de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, de nombreux congés de formation (le congé de validation des acquis de l’expérience, par exemple), des congés payés pris au cours de l’année précédente, des absences consécutives à un accident du travail, à un accident de trajet ou à une maladie professionnelle ou encore des heures non travaillées par les salariés placés en activité partielle.
En revanche, les juges estiment que les arrêts de travail consécutifs à un accident ou à une maladie d’origine non professionnelle ne constituent pas du temps de travail effectif et qu’ils ne donnent donc pas droit à congés payés.
La prise des congés payés
Le congé principal
En tant qu’employeur, il vous revient de déterminer la période durant laquelle vos salariés pourront prendre leur congé principal (congés d’été). Sachant que cette période doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre 2022. Bien entendu, si vous fermez votre entreprise pendant une partie de l’été, vous pouvez imposer à vos salariés de poser leurs congés à ce moment-là.
Vos salariés bénéficient d’un congé principal qui, en principe, ne peut pas excéder 24 jours ouvrables (soit 4 semaines consécutives). Ce qui impose donc de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables de congés restants qui constituent la fameuse 5e semaine de congés payés. Soyez vigilant, car vos salariés doivent avoir pris tous leurs congés payés au plus tard le 30 avril 2023 (le 31 mai 2023 si cela est prévu par votre convention collective ou un usage). Et il vous est interdit, même en cas d’accord de vos salariés, de remplacer tout ou partie de leurs congés par le versement d’une indemnité. Toutefois, les salariés peuvent, avec votre accord, renoncer à des jours de congés payés afin d’en faire don à un autre salarié dont l’enfant est gravement malade ou à un salarié proche aidant. Ce don étant limité aux jours de congés qui composent la 5e semaine de congés payés.
Le fractionnement des congés payés
Vous pouvez, avec l’accord de vos salariés, fractionner leur congé principal de 24 jours ouvrables. Mais sans pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs ! Ce congé devant être positionné entre le 1er mai et le 31 octobre 2022 . Quant aux jours restants du congé principal, ils peuvent être posés, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Dans ce cas, les salariés ont droit à des jours de congés supplémentaires, dits « jours de fractionnement » :
- un jour ouvrable pour 3, 4 ou 5 jours de congé principal pris entre le 1er novembre 2022 et le 30 avril 2023 ;
- 2 jours ouvrables pour 6 jours ou plus de congé principal pris durant cette période.
À noter que le fractionnement du congé principal ne requiert pas l’accord de vos salariés lorsque ce congé coïncide avec la période de fermeture de votre entreprise.
Le planning des départs en congé
Il vous revient de fixer l’ordre des départs en congés de vos salariés en fonction de leur situation familiale, de leur ancienneté et de leurs activités éventuelles auprès d’autres employeurs. Sachant que lorsque deux de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils peuvent prétendre à un congé simultané. Ensuite, vos salariés doivent être informés, par affichage, courriel ou note de service, de l’ordre des départs en congés au moins un mois à l’avance. Et sauf accord de vos salariés ou circonstances exceptionnelles (le remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple), vous ne pouvez pas modifier ces dates moins d’un mois avant le départ en congés de vos employés.
La rémunération des congés payés
L’indemnité de congés payés
Le calcul de l’indemnité due aux salariés pendant leurs congés payés peut s’effectuer selon deux modalités. Et vous devez appliquer, pour chaque salarié, celle qui lui est le plus favorable.
Ainsi, l’indemnité de congés payés peut être égale à :
- 1/10 de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence ;
- ou au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »).
La première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié qui a récemment subi une baisse de rémunération (en raison de son passage à temps partiel, par exemple).
L’indemnité compensatrice
Les jours de congés payés acquis mais non pris par les salariés au moment de la rupture de leur contrat de tra-vail doivent donner lieu à une indemnité compensatrice. Cette indemnité doit être payée au salarié, quel que soit le motif de la rupture, y compris en cas de licenciement pour faute grave. Son calcul étant identique à celui de l’indemnité versée aux salariés durant leurs congés payés.