Crise sanitaire oblige, nombre de salariés télétravaillent plusieurs jours par semaine et doivent parfois supporter des dépenses liées à leur activité (fournitures, matériel informatique…). Et si, en principe, les employeurs ne sont pas tenus d’indemniser leurs salariés en télétravail, les juges estiment toutefois que les frais engagés par ces derniers pour les besoins de leur activité doivent être remboursés. Le point sur les régimes social et fiscal applicables à ces frais professionnels.
Une exonération de cotisations
Pour indemniser un télétravailleur de ses frais professionnels, l’employeur peut, factures à l’appui, lui rembourser les dépenses qu’il a réellement engagées. Ces remboursements échappent aux cotisations sociales (patronales et salariales). Autre solution : il peut lui verser une allocation forfaitaire. Celle-ci est alors exonérée de cotisations lorsqu’elle ne dépasse pas 10€ par mois pour une journée de télétravail par semaine (20€ pour deux journées, etc.). Au-delà, l’indemnité échappe aux cotisations seulement si le salarié justifie ses dépenses.
Une exonération d’impôts
Fiscalement, les allocations versées en 2020 par l’employeur pour couvrir les frais de télétravail exposés par les salariés sont exonérées d’impôts sur le revenu. Lorsqu’il s’agit d’allocations forfaitaires, l’exonération est toutefois limitée à 2,50€ par jour de télétravail et à 550€ pour l’année.
Sachant que l’exonération concerne les allocations couvrant exclusivement les frais professionnels engagés au titre du télétravail, à l’exclusion des frais courant supportés lors de l’exercice de la profession (restauration, notamment).
L’employeur doit identifier ces allocations dans les informations qu’il transmet à l’administration fiscale. Ainsi, le montant du salaire imposable prérempli sur la déclaration de revenus sera normalement diminué des allocations exonérées. Le salarié n’a donc pas de démarche à effectuer, sauf à vérifier le montant prérempli en le comparant avec son dernier bulletin de paie.
Une allocation conventionnelle
Votre convention collective peut prévoir une allocation forfaitaire de télétravail. Celle-ci échange aux cotisations dans les limites fixées par cette convention, sans qu’il soit nécessaire de produire es justificatif, si elle est attribuée en fonction du nombre de jours télétravaillés.
La déduction des frais réels
Les salariés optant pour la déduction de leurs frais réels peuvent s’ils le souhaitent, utiliser les forfaits précités de 2,50€ et de 500€ pour calculer le montant déductible de leurs frais de télétravail.